Mutasd meg a valódi éned, hogy rád szabhassák az irodádat!

Itt az ősz, lassan mindenki visszarázódik a megszokott kerékvágásba, újra beindult a munkagépezet. A munkaerőhiány következtében egyre-másra jelennek meg a csábítóbbnál csábítóbb ajánlatok, ezzel párhuzamosan viszont egyre nagyobb HR-kihívásokkal néznek szembe a cégek. Nem mindegy ugyanis, hogy milyen munkakörnyezetet tudunk kínálni a jelentkezőknek.

A munkaerőpiacon nagy a fluktuáció, rengeteg a jobbnál jobbnak tűnő ajánlat, pusztán fizetésemeléssel már nem lehet megtartani a munkavállalókat, főleg, ha a céges kultúra élhetetlen.

Szerencsére egyes cégvezetők már rájöttek arra, hogy érdemes külsős tanácsadók segítséget kérni, és jó helyen is keresgélnek, csak nem mindig a megfelelő eszközökkel.  A siker kulcsa ugyanis nem abban rejlik, hogy lemásoljuk egy menő cég irodáját és teletömjük a teret belsőépítészeti gagekkel, vagy beiktatjuk a heti egy homeoffice-t, aztán mindenki legyen boldog.

Őszinteség, egymás igényeinek megismerése

Az irodák átalakításakor az ideális arányokat kell megtalálni, és éppen ebben segít a Kinnarps svéd irodai megoldásokkal foglalkozó cég által kínált munkatér-analízis. A hangsúly a munkatársak szokásain, napi rutinján és a funkcionalitáson van. (Persze kellenek hozzá olyan cégvezetők, managerek is, akik felismerik, hogy akkor járnak jól, ha a munkatársaik, beosztottjaik elégedetten járnak be dolgozni.)

Egy innovatív és hatékony iroda megteremtése nemcsak belsőépítészeti koncepció, hanem lehetősége arra, hogy valódi, pozitív változásokat valósítsunk meg a munkahelyeken. A Kinnarps svéd irodai megoldásokkal foglalkozó cég Munkatér Analízis szolgáltatása (Next Office™) abban segít a cégvezetőknek, hogy a dolgozóik speciális igényeit felmérve olyan kreatív munkakörnyezetet hozzanak létre, amely a kollégákat egyénileg, és szervezeti szinten is támogatja a fejlődésben és az egészségmegőrzésben.

A munkatér-analízis számos különböző elemből áll: digitális eszközök, workshopok és elemzések segítségével a munkatársak igényeit és a cég jövőbeli céljait tökéletesen támogató munkakörnyezet  receptjét adja meg, ami alapján már könnyedén ki lehet alakítani az irodát, amiben mindenki szívesen dolgozik.

A Kinnarps eddigi tapasztalatai azt mutatják, hogy az emberek a workshopok során eleinte bizalmatlanok, aztán egyre jobban kinyílnak, mernek őszinték lenni. Ráadásul a dolgozók a folyamat során megtapasztalhatják azt is, hogy igenis számít a véleményük, a cégvezetés kíváncsi az igényeikre, „részei az egésznek”.

Ilyenkor az is kiderül, hogy sok esetben igen nagy szakadék tátong a vezetők és a munkatársak elgondolása között – már ami a szervezeti problémákat illeti. A workshopok során az addig bagatellnek hit, de nagyon is lényeges dolgok is a felszínre kerülnek, amiken így már lehet el lehet kezdeni változtatni.

Fontos az időzítés is: a legoptimálisabb ha, – az iroda és a változás méretétől függően- már egy vagy két évvel a tervezett változtatás (költözés) előtt elkezdjük a folyamatot, ezzel sok felesleges stressztől és költségtől kíméljük meg a céget.

„Mi az akadály, amit le akarnak küzdeni?”

„Minden felmérés elején megkérdezzük: miért akarnak velünk dolgozni? Mi az az akadály, amit le akarnak küzdeni?” – meséli Paukovics Gábor, a Kinnarps munkatérszakértője. „Az analízisünk célja, hogy a döntéshozók értsék, a dolgozók milyen százalékban, milyen fókuszszinten, mennyi ideig végeznek egy adott feladatot, és milyen jellegű terek tudnák ezt a legjobban segíteni és a nap végén milyen környezetben tudnának jobban és eredményesebben dolgozni.” – teszi hozzá.

Paukovics Gábor a HVG BrandLabnek elmondta: saját fejlesztésű társasjátékuk egyik oldalán különböző terek, a másikon pedig aktivitások szerepelnek, a munkatársaknak pedig egy workshop keretében kártyákat kell a táblára helyezniük egyéni, illetve csapatszintű preferenciáik alapján.

A kérdések közt szerepel például, hogy a választható opciók közül melyik teret választanák telefonálásra, illetve hogy egy adott helyiségben milyen koncentrációs szintet igénylő munkát végeznének. A térlistát – amely az edzőteremtől a tetőteraszig számtalan lehetőséget tartalmaz – ezt követően közösen szűkítik le.

Rá kell ébredni arra, hogy min is akarunk változtatni

„Meglepő például, hogy egyes, akár nagy volumenű cégeknél is még mindig csak vágy a saját laptop és az erős wifi” – fogalmaz Paukovics. Hozzátette: egy nemrég végzett felmérés során ügyfelük csapata rávilágított: pozitív volt számukra, hogy egy másfél-kétórás asszociációs játék keretében alapvető toborzási, kommunikációs problémákat ismertek fel a saját cégükkel kapcsolatban.

„Mi abban segítünk, hogy lehetőséget adunk rá, hogy más szemszögből nézhessenek a munkájukra és az azzal kapcsolatos területekre, témákra. Így megkönnyítjük a problémák feltárását, hogy ráébredhessenek, hogy ha valamin változtatni szükséges. De hogy mi a probláma, azt nekik kell megfogalmazniuk” – tette hozzá a szakértő.

A munkatér-analízis során előfordul, hogy az első fázis, az ún. víziókreáció során a vezető más célokat fogalmaz meg, mint a munkatársak a későbbi workshopok, illetve az online felmérés során. Arra is akad példa, amikor egy cég az anyavállalat stratégia- és márka-átalakításához kapcsolódva vág bele irodaingatlanja újragondolásába.

Fontos kiemelni, hogy nem elég, ha már tudjuk, mit kell változtatni egy irodán, lényeges az is, hogy a változások meg is valósulnak-e. Elengedhetetlen a megfelelő belsőépítész bevonása és a számára a pontos és részletes brief megadása, a munkatér analízis riportja ebben is nagy segítségnek bizonyúl. Továbbá a következetes döntés hozatal és vezetői kultúra, illetve célirányos belső kommunikáció a változásról.

A beköltözés után sem áll hatunk meg, hiszena cégeknek szükségük van olyan emberre, aki a vállalti kultúrát mindennapokban karban tartja (mood manager, office manager), a megvalósult projektet vezeti és utánköveti, valamint segít napi szinten nyomon követni a felmerülő igényeket és megelőzni az állagromlást. Hiszen hosszú távon így bizonyosodik be, hogy a változások valóban beváltották-e a hozzájuk fűzött reményeket.

A Kinnarps Open Office Podcastja az irodai élet területeit, a munkavállalók munkahelyi kihívásait, a munkáltatók lehetőségeit és feladatait tárgyalja kéthetente olyan szakértők segítségével, akik alakítják, formálják, megtervezik és működtetik a munkahelyek fejlődését és átalakulását.

A podcast házigazdája Paukovics Gábor, a Kinnarps Munkatér Szakértője és Concept Managere, az élhető, jól kialakított, produktivitást és jó munkahelyi környezetet támogató irodák szakértője.

Hozzászólások lezárva.