Minél több a meeting, annál hasztalanabb a munka

Az Egyesült Államokban 11 és 55 millió közé esik a naponta megtartott munkahelyi értekezletek száma. Ez a szervezetek személyi költségvetésének 7-15 százalékába kerül, és azt eredményezi, hogy a dolgozók heti cirka 6 órát ülnek a tárgyalóban – írja a BBC.

Bár a szakértők egyetértenek abban, hogy a hasznos értekezletek
jót tesznek a vállalati működésnek, a dolgozók nem mindig látják a dolog értelmét,
sokan a nap leghaszontalanabb idejének tartják a meetingeket.

Sőt: annyira kimerülnek tőlük, hogy az ezt követő fáradtságnak
már pszichológusok által elfogadott neve is van. A Meeting Recovery Syndrome
(MRS) hátterében Joseph A. Allen professzor szerint az áll, hogy a tárgyalások
okozta értelmetlen időtöltés szó szerint elszívja a dolgozók mentális energiáját.
Nemcsak az állóképesség csökken, hanem az érdeklődés is, mert a hasztalan értekezletekre
jellemző egyoldalú kommunikáció nem vonja be a résztvevőket a beszélgetésbe.

Dr. Stevan Hobfoll 1989-ben felvázolt erőforrás-konzervációs elmélete szerint a pszichológiai stressz akkor nő, ha egy személyt az a fenyegetés éri, hogy el fognak fogyni az erőforrásai. Ahogy egyre kevesebb energiája marad, az illető védekező módba kapcsol, hogy legalább a maradék ne menjen kárba. Tárgyalások idején a dolgozók legfontosabb erőforrásai a koncentrációs képesség, a figyelem és a motiváció. Amennyiben ezeket lenullázzák, az eredmény csökkenő produktivitás lesz.

Mivel emberek vagyunk, egyik feladatról a másikra áttérni
komoly kognitív erőfeszítésbe kerül – azaz a meetingről a munka elé ülni is
fárasztó. „Ha már eleve vészesen fogytán az erőforrásunk, ez a mentális váltás
még nehezebbé válik” – mondja Allen. „Egy frusztráló tárgyalás után gyakran
látni az interneten bóklászó dolgozókat, esetleg kávézni induló személyeket. Néha
a munkában lévő kollégákat is megszólítják, hogy elmeséljék, mi volt a
meetingen, ezzel őket is megakasztva.”

Egy fertelmes meeting után mindenki máshogy áll talpra. Van, aki gyorsan visszarázódik, mások a nap végéig kimerültnek érzik magukat. Bár erről egyelőre nincsenek kutatási eredmények, Allen szerint az átlagos helyreállási idő nagyjából 45 perc. A dolgot csak rontja, ha valakinek félóránként külön tárgyalásai vannak. Ilyenkor még arra sincs ideje, hogy az egyik értekezlet okozta fáradtságot kipihenje, már következik is a másik.

Allen és kollégája, Joseph Morz nemrég kiadott egy
tanulmányt, amiben arra próbálnak választ adni, hogyan kezelhető hatékonyan az
MRS. Mroz szerint már az is nagyon jó kérdés, hogy az adott meeting szükséges-e
vagy sem – ha valami apróságról van szó, e-mailen is el lehet intézni. Amennyiben
meg kell tartani az értekezletet, az a jó, ha minél szűkebb körben zajlik, mert
egyrészt könnyebben követhető, másrészt bensőségesebb is.

A University of North Carolina professzpra, Cliff Scott
szerint ez már csak azért is fontos tényező, mert az MRS-t nagyban fokozzák az
olyan értekezletek, amikbe az alkalmazottaknak nincs beleszólása. Csak ülnek,
hallgatnak, és megy vele az idejük – ráadásul ha sokan vannak, akkor is ez lesz
a vége, ha éppenséggel közbe lehet szólni. A kelletlen dolgozók egyébként maguk
is rontanak a dolgon, nem csak a saját, hanem munkatársai energiáit is elszívják.

És hogy mit tegyünk, ha már bekövetkezett az MRS? Nos, tökéletes gyógymód nincs, de Allen szerint sokat segít, ha a meeting után olyasmire gondolunk, ami boldoggá tesz bennünket. Ez lehet egy hely, egy étel, egy cselekvés – ha tudjuk, hajtsuk végre! Talán hamarabb érezzük újra jól magunkat.

Kép: Campaign Creators // Unsplash

Hozzászólások lezárva.